Zielsetzung und Anlass des Vorhabens<\/p>\n
Der Prozess der Informationseinholung in Umweltmanagementsystemen wird mit zunehmender Komplexit\u00e4t des Regelungsumfangs immer aufw\u00e4ndiger. Eine zielf\u00fchrende Informationsvermittlung, die den erforderlichen Verantwortungsumfang aus Sicht einzelner Teilnehmer vor Augen f\u00fchrt, kann zum heutigen Zeitpunkt weder durch Dokumentenverwaltungssysteme noch durch die klassischen Managementdokumentationen, wie z.B. Handb\u00fccher, erf\u00fcllt werden. Die Akzeptanz des UM-Systems leidet somit erheblich unter dem Dokumentationsaufwand und wird f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit i.d.R. wenig genutzt. Der Erfolg eines UM-Systems h\u00e4ngt aber entscheidend von der Nutzung und Bekanntheit der im System hinterlegten Regelungen ab. Vor diesem Hintergrund entsteht die Forderung nach einem Instrument, das auf einfache Art und Weise eine detaillierte sowie zielf\u00fchrende Informationsvermittlung erm\u00f6glicht und gleichzeitig in der Lage ist, Gesamtzusammenh\u00e4nge zu vermitteln. Das Instrument, das nachfolgend als VIS (Verantwortungsinfosystem) bezeichnet wird, soll UM-Handb\u00fccher ersetzen k\u00f6nnen und den Anspruch an Validierungs- oder Zertifizierungsf\u00e4higkeit nach EMAS bzw. ISO 14001 erf\u00fcllen. Der Zeitaufwand f\u00fcr die selektive Informationseinholung, die aus Sicht des Informationsempf\u00e4ngers vollst\u00e4ndig sein soll, darf wenige Minuten betragen, der Informationsumfang, der zu lesen ist, reduziert sich auf wenige Seiten.<\/p>\n
Darstellung der Arbeitsschritte und der angewandten MethodenA:\tReferenzphase: Auftaktworkshop, Explorationsgespr\u00e4che
\nB:\tSelektionsphase: Auswertung der Explorationsgespr\u00e4che, Machbarkeitspr\u00fcfung, Erstellung des Pflichtenheftes, Bericht zur Nicht-Umsetzbarkeit
\nC:\tUmsetzungsphase: Programmierung gem\u00e4\u00df Pflichtenheft, Praxisbeispiel erstellen, Bildschirmvideo erstellen, Hilfesystem erstellen, interner Test der Programmabl\u00e4ufe, Prototypen-CD-ROM erstellen
\nD:\tTestphase: Testkatalog erstellen, Testablauf besprechen, Test durchf\u00fchren und Ergebnisse dokumentieren, Testergebnisse besprechen
\nE:\tEvaluierungs- und Produktphase: Beseitigung von Programmfehlern, Korrektur bzw. Erweiterung der Anwendungsabl\u00e4ufe, CD-ROM erstellen, Layout und Druck der CD-H\u00fclle<\/p>\n
Ergebnisse und Diskussion<\/p>\n
Die genannten Arbeitsschritte und Methoden wurden inhaltlich vollst\u00e4ndig umgesetzt. Die Probanden wurden insbesondere in den Phasen A (Workshop, Explorationsgespr\u00e4che) und D (Testdurchf\u00fchrung) eingebunden. Die Zusammenarbeit im Projekt wurde von allen Beteiligten als sehr offen und konstruktiv empfunden. Durch den kontinuierlich stattfindenden Austausch war stets eine vollst\u00e4ndige Erfassung neuer Ideen und Impulse gegeben. Im Ergebnis liegt das VIS (Verantwortungsinfosystem) als fertige eigenst\u00e4ndige Software vor, die durch folgende Leistungsmerkmale beschrieben werden kann:
\n\u00b7\tDas VIS basiert auf Standardsoftware und ist daher von jedem Unternehmen, dass die Lizenzen f\u00fcr Microsoft Excel ab Version 97 besitzt, einsetzbar.
\n\u00b7\tMit Hilfe des VIS wird jedes Unternehmen in die Lage versetzt, ein Umweltmanagementsystem aufzubauen. S\u00e4mtliche Anforderungen aus umweltrelevanten Rechtsvorschriften, EMAS oder der ISO 14001 sind mit erl\u00e4uternden Texten hinterlegt. Der Administrator (Ersteller des unternehmensspezifischen VIS) wird sukzessive mit Hilfe von Fragen und Antwortvorgaben prozessorientiert an sein Managementsystem herangef\u00fchrt. Auch die Abbildung von Teilen des Managementsystems (z.B. Abfallmanagement) ist m\u00f6glich.
\n\u00b7\tUnternehmen, die bereits ein Umweltmanagementsystem aufgebaut und dies z.B. in einem Handbuch dokumentiert haben, k\u00f6nnen ein VIS auf Basis ihrer bestehenden Unterlagen erzeugen. Die Daten werden durch eine Text\u00fcbertragungsfunktion in das neue System \u00fcberf\u00fchrt. Dadurch werden Kommunikations- und Informationsprozesse erheblich verbessert.
\n\u00b7\tDas VIS ist f\u00fcr die Nutzer\/Anwender (alle Mitarbeiter eines Unternehmens) weitgehend selbsterkl\u00e4rend. Es muss lediglich erkl\u00e4rt werden, wo das VIS im Netzwerk abgelegt ist und wie es von dort aufgerufen werden kann. Der Zeitaufwand f\u00fcr die selektive Informationseinholung, betr\u00e4gt nur wenige Minuten, der zu lesende Informationsumfang reduziert sich auf wenige Seiten, unabh\u00e4ngig davon, ob die gew\u00fcnschte Information sich auf den pers\u00f6nlichen Verantwortungsbereich einer bestimmten Funktion, eine Organisationseinheit oder auf einen Teilprozess bezieht.
\n\u00b7\tDas System l\u00e4sst sich insgesamt nach unterschiedlichen Prinzipien durchsuchen, so k\u00f6nnen beispielsweise die einer konkreten Verantwortlichkeit zugewiesenen Regelungen, die aus einer Rechtsvorschrift, EMAS oder der ISO 14001 resultieren, ermittelt werden. Durch die Abbildung der unterschiedlichen Strukturen ist auch die Integration verschiedener Managementsysteme m\u00f6glich.
\n\u00b7\tMitgeltende Unterlagen, die eine im Umweltmanagementsystem festgelegte Aufgabe n\u00e4her beschreiben, wie z.B. Verfahrensanweisungen, Organigramme, lassen sich per Hyperlink aufrufen. Eine Liste der mitgeltenden Unterlagen kann in Sekundenbruchteilen generiert werden.
\n\u00b7\tDer \u00c4nderungsdienst erfordert im Vergleich zur Pflege klassischer Handb\u00fccher einen Bruchteil des dort ben\u00f6tigten Zeitaufwandes: es bedarf nur eines Administrators, der die \u00c4nderungen im VIS einpflegt. Hierf\u00fcr stehen verschiedene Tools zur Verf\u00fcgung. Anregungen im Hinblick auf inhaltliche \u00c4nderungen gehen nicht verloren, sondern werden (mit dem Datum des \u00c4nderungswunsches und dem Namen des Anregenden) automatisch protokolliert. Verabschiedete \u00c4nderungen werden in einem \u00c4nderungsarchiv dokumentiert, alte Texte bleiben erhalten und lassen sich jederzeit nachvollziehen.<\/p>\n
\u00d6ffentlichkeitsarbeit und Pr\u00e4sentation<\/p>\n
Das VIS wird im Rahmen der Woche der Umwelt (03.\/04.Juni 2002) in Berlin erstmals einem breiteren Publikum vorgestellt. Neben den Messetafeln und einer VIS-Rechnerpr\u00e4sentation werden dort auch Informationen ausgelegt. Eine VIS-Internetseite (Link von der ZiU-Homepage) befindet sich im Aufbau.<\/p>\n
Fazit<\/p>\n
Mit dem VIS (Verantwortungsinfosystem) gelingt es, den Prozess der Informationseinholung in Umweltmanagementsystemen wesentlich zu verbessern: Gew\u00fcnschte Informationen sind schnell verf\u00fcgbar und werden \u00fcbersichtlich in Tabellenform zusammengestellt. Gesamtzusammenh\u00e4nge werden z.B. durch die Abbildung von Prozessen vermittelt. Der \u00c4nderungsdienst wird durch spezielle Tools erheblich erleichtert. Das System ist weitgehend selbsterkl\u00e4rend und bietet durch die Anbindung mitgeltender Unterlagen per Hyperlink eine integrierte Dokumentenverwaltung. Durch das VIS k\u00f6nnen UM-Handb\u00fccher komplett ersetzt werden. Der Anspruch an Validierungs- oder Zertifizierungsf\u00e4higkeit nach EMAS bzw. ISO 14001 wird in vollem Umfang erf\u00fcllt. Durch das VIS wird die Akzeptanz von Managementsystemen wesentlich gesteigert. Dies tr\u00e4gt letztlich auch insgesamt zur Verbesserung des Umweltschutzes bei.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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